01做好扫描工作的顶层设计

扫描工作的顶层设计即扫描工作与有关工作之间的统筹规划，主要分为三个方面的内容。

明确档案数字化工作是立档单位自主加工还是业务外包，便于单位做好自身工作任务的安排。

统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系，合理制定工作计划。

规划好要扫描档案之间的先后顺序，明确扫描范围。

02加强基础设施建设，降低扫描成本

先进齐全的软硬件基础设施能够在很大程度上降低扫描成本，提升扫描工作的效率：

硬件方面，应配备计算机、扫描仪等成套设备，使之适应系统中大量数据的快速处理，文字图片的扫描及声像资料的录入、网络系统的建设等，由于档案扫描工作对设备的功能性要求根据档案性质不同而有所区别，所以应该根据工作的实际需求，合理配置，提升设备的性价比。目前市场上有平板式扫描仪、滚筒式扫描仪、顶置式扫描仪等，应根据需要和档案的纸张质量进行选择。

软件方面，如操作系统、档案管理软件、扫描程序等，应在考虑到软件功用性的基础上，兼顾软件的可操作性和简便性，努力在软件的可操作性、方便性与功用性之间寻找平衡点。

03明确扫描标准

科学、规范、可行的工作标准能够保障数字化扫描工作的顺利有序开展，使扫描人员具体操作时有据可依：

明确设置扫描参数

在扫描前要依据为《纸质档案数字化规范》及《纸质档案数字化工作指南》中的相关要求，针对不同类型档案的扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像存储格式进行判断和设置，使得不同纸质档案经扫描后图像的清晰度与存储大小达到最佳平衡点，既有利于节省计算机存储空间，又能够清晰完整地保存图像，方便档案信息资源的传输、存储、共享和利用。

04提高扫描人员专业水平

造成档案文件漏扫、多扫、重扫的主要原因包括以下两方面：一是档案整理工作不规范；二是扫描过程中扫描人员人为失误。因此，除了重视扫描之前做好档案整理工作，还应该加强对扫描人员关于操作流程与标准的培训与传达力度，提高其专业水平和责任心，确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求，从主观上彻底消除扫描中因失误而造成的漏扫、多扫和重扫的问题。

05做好扫描后期管理

将扫描后的图像内容与档案原件进行校对，这是一项不可缺少的工作。校对工作要根据加工进度按阶段进行，绝不能在最后阶段集中突击校验。首先，核对案卷原件与数字化后的档案内容，保证图像质量。主要包括扫描文件清晰度的检查及扫描图像是否有歪斜现象，进行纠错及纠偏处理。其次，对合成的图像逐项核对，确保内容完整一致。