云南数字化档案加工外包服务基本的要求

云南数字化档案加工外包服务基本的要求
归档文件的排列以“原因”为原则，即同一原因的相关文件应排列在一起。原因可以指一件具体的事情，也可以指一个具体的问题，也可以指一个相对紧密的工作过程。并尽可能将关系密切的文件材料(如一次活动、一项工作、一次会议形成的文件材料)整理在一起。
1.以年为界，按照年-储存期相对集中排序。(一)全宗单位的档案集中归档的，应当从1开始编一个较大的序号为一个保管期限；(2)全宗单位内各部门(即机构)分别整理归档的，每个部门(即机构)按保管期限编三个小序号。
2.保存期限，根据问题和内容确定；按照长久、长期/30年、短期/10年的顺序。
3.同一原因形成的文件按文件生成的时间顺序排列。
根据国家有关规定，参与档案数字化加工服务外包的公司得要具备相关保密资质，并应与档案数字化加工服务委托方签订数字化加工服务外包协议(合同)，协议(合同)应对档案信息安全做出具体要求。根据文件盒的厚度选择合适厚度的文件，文件尽量与文件盒融为一体(即文件盒尽量填满)，这样文件竖立时不会弯曲或损坏。
4.按照排列的顺序装箱；一个箱子装满后，按顺序放入下一个箱子。
5.不要把不同年份的归档文件放在同一个文件盒里。
6.不要将不同保存期限的归档文件放在同一个文件盒中。
7.全宗单位内各部门(即机构)组织归档的，不同部门(即机构)的档案不应装在同一个箱内。